一、接受货主询价
1、海运询价：
货主根据自己将要出口的货物的目的港、时间、数量、尺寸等，向货运代理公司询价，货代公司根据货主要求提供海运价格及人民币费用等相关信息。
2、不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。
3、客户对价格等费用满意后，向船公司下海运委托书。
二、接单（接受货主委托）
货代公司接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：
1、船期、件数 2、箱型、箱量 3、毛重 4、体积
各箱型最大体积为：(长＊宽＊高)可装体积，可装重量
1×20’GP=31CBM6＊2.38＊2.382517MT
1×40’GP=67CBM12＊2.38＊2.385525MT
1×40’HC=76CBM12＊2.7＊2.38
1×45’GP=86CBM
（注：GPgeneralpurpose普通箱；HChighcubic高箱；CBMcubicmetre立方米；MTmetricton公吨）
5、付费条款、货主联系方法
三、订舱
1、接受货主的委托后，根据委托的内容，货代公司缮制本公司的海运定舱委托书向船公司代理定舱； （制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。）需提供订舱附件的（如船公司价格确认件，危险品说明书等），应一并备齐方能去订舱。
2、船公司接受定舱后，会在一定时间内下放调箱（集装箱）单，调箱单上有船名、航次、提单号信息。
四、装箱（上海港称做箱）
接到船公司的调箱单，基本上可以确认船公司已经批给了舱位，下一步的工作就是装箱，分为以下几种装箱形式：
1、产地（工厂）装箱：
联系车队，将调箱单、工厂地址、联系人等传给车队，并与工厂联系好装箱时间，车队提箱后到工厂装箱，装箱后，将货物运到港口后先于截关日（开船前1－2天）将货物集港（将集装箱送到码头指定的区域）。
2、送货：（货主将货物自行运送到代理指定的堆场）
代理将调箱单传给堆场，由堆场提箱，并等待货物送到堆场后进行装箱，然后集港。
3、取得两种装箱方法所得的装箱单（CLP）
五、报关
1、了解常出口货物报关所需资料。
①需商检 ②需配额 ③需许可证 ④需产地证 ⑤需提供商标授权、商标品名
⑥出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件）
⑦需提供商会核价章
2、填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packinglist)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。
3、显示报关单所在货物的“中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。
4、备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。
5、跟踪场站收据，确保配载上船。
6、凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。
六、提单确认和修改
由货主（通过货代）向船提供准确的提单内容，船公司根据货主提供的提单内容出提单。
1、问明顾客“提单”的发放形式：
①有的需要正本提单：船公司出正本提单；
②有的需要电放提单： 需顾客提供正本“电放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司电放。
以上两种为经常遇到的放单形式。
③预借(如可行) 需顾客提供正本“预借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司预借。
④倒签(如可行) 需顾客提供正本“倒签保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒签。
＊此种情况下，多半是签发HOUSEB/L.(小单)
⑤分单：应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。
⑥并单：应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单。
7异地放单：须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。
2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。
七、签单 （船公司签发正式的提单）
1、查看每张正本提单是否都签全了证章。
2、是否需要手签。
八、航次费用结算 （确认本票货物出运所产生的一切费用）
1、海运费
①预付(FREIGHT PREPAID) ②到付(FREIGHT COLLECT)
2、陆运费
①订舱 ②报关(包括返关之前己经报关的费用) ③做箱(内装/门到门)
④其他应考虑的费用：
港杂费、 商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改费、海关验货费等
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